Document management system

Systém pre správu dokumentov (DMS) je počítačový systém (alebo súbor počítačových programov), používaný pre sledovanie a ukladanie elektronických dokumentov alebo obrázkov z papierových dokumentov. Výraz DMS sa niekedy prekrýva s pojmami Content Management Systems.Často je vnímaný ako súčasť systémov Enterprise Content Management (ECM) vzťahujúcich sa k Digital Asset Management, ktoré poskytujú zobrazovanie dokumentov a prácu s tokom dát.

Prehľad

V najširšom zmysle slova môže byť systém pre správu dokumentov chápaný od škatule od topánok celú cestu až do Enterprise Content Management System. Existuje viacero spoločných problémov, ktoré sa podieľajú na správe dokumentov, či je systém neformálny, ad-hoc, založený na papierovej metóde pre jednu osobu, alebo či ide o formálne štruktúrovaný počítačový systém pre mnoho ľudí na rôznych úradoch. Väčšina metód pre správu dokumentov sa venuje riešeniu v týchto oblastiach:

Umiestnenie	Kde budú dokumenty uložené. Najlepšie tam, kde ľudia budú mať prístupu k dokumentom. Cesta ku kartotéke a priečinku súborov je logicky potrebná pre využívanie systému pre správu dokumentov.
Podanie	Ako majú byť dokumenty podané? Aké metódy budú použité na usporiadanie alebo zaznamenanie dokumentov, ktoré majú pomáhať pri neskoršom vyhľadávaní. V DMS sa obvykle používajú databázy pre ukladanie podania informácií.
Vyhľadávanie	Ako možno dokumenty nájsť? Spravidla platí, že vyhľadávanie zahŕňa aj prehliadanie a vyhľadávanie dokumentov pre špeciálne informácie.
Bezpečnosť	Ako bezpečne uchovávať dokumenty. Ako zabrániť neoprávnenému personálu čítanie, pozmenenie alebo zničenie dokumentov.
Perióda uchovávania	Ako dlho by mali byť dokumenty zachovávané.
Pracovný tok	Ak dokumenty majú prechádzať z jednej osoby na druhú, aké sú pravidlá pre ich prácu, uprávu.
Katastrofy	Ako môže byť dokument vrátený, v prípade zničenia požiarom, povodní alebo prírodnými katastrofami.
Archivácia	Ako je možné dokumenty archivovať,aby zostali zachované pre budúcu čitateľnosť?
Distribúcia	Ako je možné, aby dokumenty boli k dispozícii ľuďom, ktorí ich potrebujú.
Autorizácia	Rieši problematiku,či existuje nejaký spôsob, ako ručiť za pravosť dokumentu.
Tvorba	Ako sú dokumenty vytvorené? Tento doležitý fakt zohráva hlavnú úlohu vtedy, keď viacero ľudí potrebuje spolupracovať a upravovať už vzniknuté verzie dokumentov.

Komponenty

Dokument management systém poskytuje bežne ukladanie, verzovanie, metadáta, bezpečnosť, rovnako ako indexovanie a vyhľadávanie možností. Tu je popis týchto komponentov:

Metadata – Metadáta sú obvykle uložené pre každý dokument. Metadáta môžu napríklad obsahovať dátum, kedy bola písomnosť uložená a identifikáciu užívateľa, ktorý dokument pozmenil. DMS môže tiež extrahovať metadáta z dokumentu automaticky, alebo prinútiť používateľov, aby pridali metadáta sami. Niektoré systémy tiež používajú optické rozpoznávanie znakov pre naskenované obrázky, text alebo dokážu vykonať extrakciu s elektronickými dokumentmi. Výsledný extrahovaný text môže byť nápomocný použivateľovi na lokalizáciu dokumentov za pomooci kľúčových slov alebo poskytovať schopnosti pre fulltextové vyhľadávanie. Vyňatý text možno tiež ukladať ako súčasť metadát spolu s obrazom, alebo samostatne, ako zdroj pre vyhľadávanie zbierok dokumentov.
Integrácia – Mnohé dokument management systémy pre správu dokumentov sa snažia integrovať priamo do iných aplikácií, takže používatelia môžu načítať existujúce dokumenty priamo zo zdroja systému pre správu dokumentov, vykonať zmeny a uložiť zmenený dokument do zdroja späť ako novú verziu, a to všetko bez opustenia aplikácie. Takáto integrácia je bežne k dispozícii pre balík Office a e-mail alebo kolaboračný (skupinový) softvér. Integrácia často používa otvorené štandardy, ako sú ODMA, LDAP, WebDAV a SOAP aby umožnila integráciu s iným softvérom a dodržiavanie interných kontrol.
Bezpečnosť -Bezpečnosť dokumentov je veľmi dôležitá v mnohých aplikáciách pre správu dokumentov. Splnenie požiadaviek pre niektoré dokumenty môže byť pomerne zložité v závislosti od typu dokumentov. Napríklad Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)-v preklade zákon zdravotného poistenia- diktuje požiadavky, ktoré zdravotnícke dokumenty majú podliehať prísnej bezpečnosti. Niektoré systémy pre správu dokumentov obsahujú právny modul, ktorý umožňuje správcovi umožniť prístup k dokumentom iba niektorým osobám alebo skupinám osôb.

Obnova verzií -Obnova verzií je proces, pri ktorom dochádza ku kontrole dokumentov v systéme pre správu dokumentov, ktorý umožňuje užívateľom získať predchádzajúce verzie a pokračovať v práci z vybraného bodu. Je nevyhnutný pre dokumenty, ktoré sa v priebehu času zvyknú meniť a vyžadujú aktualizáciu a takisto ak sa chceme vratiť k pôvodnym verziám dokumentov.

Zachytávanie – Obrázky, texty možno zachytávať z papierových dokumentov pomocou skenerov alebo multifunkčných zariadení.Softvér pre optické rozpoznávanie znakov (OCR) často využíva rôzny hárdver na to, aby bolo možné prevádzať digitálne obrázky, texty do strojovo čitateľného textu.(čo sa neskôr zíde pri ich ďalšej úprave)
Kolaborácia – Spolupráca v DMS nie je nič výnimočné.Predpokladá sa že uživateľ je schopný získať dokumenty pre ich ďalšie spracovanie. Takisto nevyhnutnou podmienkou pre kolaboráciu je blokovanie prístupu užívateľov, zatiaľ čo je vykonávaná práca v dokumente.
Úložisko – Uchovávanie elektronických dokumentov. Archív dokumentov často zahŕňa spravovanie rovnakých dokumentov.Ide hlavne o informácie, kde sú uskladnené, na ako dlho, presuny dokumentov z jedného pamäťového média na iný (Hierarchy Storage Management) a prípadné zničenie resp.odstránenie dokumentov.

Iné projekty

Commons ponúka multimediálne súbory na tému Document management system

Externé odkazy

MATHIEU, Miles L.; CAPOZZOLI, Ernest A.. The Paperless Office: Accepting Digitized data [PDF]. Troy State University, 2002. Dostupné online. Archivované 2007-09-28 z originálu.
CRAINE, Kevin. Excerpts from Designing a Document Strategy [PDF]. Craine Communications Group. Dostupné online. Archivované 2008-05-09 z originálu.

Zdroj

Tento článok je čiastočný alebo úplný preklad článku Document management system na anglickej Wikipédii.